Informacja RODO

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”, przekazujemy następujące informacje.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

Fundacja Ewolucja
ul. Frezerów 3
20-209 Lublin
KRS: 0000966464
NIP: 5632448252
REGON: 521853104

adres e-mail: kontakt@apo360.pl
strona internetowa: https://apo360.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail kontakt@apo360.pl lub pisemnie na adres siedziby Fundacji.

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

podjęcia działań przed zawarciem umowy, w szczególności przygotowania oferty, odpowiedzi na zapytanie lub przeprowadzenia prezentacji Asystenta Prawa Oświatowego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
zawarcia i wykonania umowy, w szczególności przyjęcia i realizacji zamówienia, aktywacji konta, zapewnienia dostępu do Asystenta Prawa Oświatowego oraz obsługi wybranego planu – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
obsługi konta, przekazywania komunikatów technicznych i organizacyjnych, obsługi zgłoszeń, reklamacji oraz pomocy technicznej – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działania te są związane z wykonywaniem umowy;
wystawiania i przechowywania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz wykonywania obowiązków podatkowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
kontaktu z osobami reprezentującymi szkołę, przedszkole, placówkę, jednostkę samorządu terytorialnego albo inną instytucję będącą stroną umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, kont użytkowników i systemów informatycznych, przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom oraz diagnozowania błędów technicznych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
prowadzenia korespondencji i obsługi zapytań niezwiązanych bezpośrednio z zawarciem lub wykonaniem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
przesyłania newslettera, informacji handlowych lub innych treści marketingowych – wyłącznie po udzieleniu odrębnej, dobrowolnej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwych przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

Prawnie uzasadnionymi interesami Administratora są w szczególności:

zapewnienie sprawnej komunikacji z klientami i osobami reprezentującymi klientów;
zapewnienie bezpieczeństwa usług i systemów;
zapobieganie nadużyciom;
dokumentowanie przebiegu współpracy;
ustalanie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami.

Komunikaty związane z aktywacją konta, bezpieczeństwem, płatnością, zmianami warunków Usługi albo pomocą techniczną nie mają charakteru marketingowego i mogą być przesyłane w celu wykonania umowy.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od zakresu współpracy Administrator może przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko;
służbowy adres e-mail;
numer telefonu;
stanowisko lub pełnioną funkcję;
nazwę i dane reprezentowanej placówki lub instytucji;
dane niezbędne do wystawienia faktury;
informacje dotyczące zamówienia, planu i okresu dostępu;
dane konta użytkownika;
treść korespondencji i zgłoszeń;
dane techniczne, w tym adres IP, datę i godzinę logowania, rodzaj urządzenia, przeglądarkę oraz informacje o błędach i zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem.

4. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu serwisu i świadczeniu usług, w szczególności:

dostawcom hostingu, serwerów, infrastruktury chmurowej oraz kopii zapasowych;
dostawcom usług informatycznych, zabezpieczeń i pomocy technicznej;
dostawcom poczty elektronicznej i systemów obsługi kont użytkowników;
operatorom płatności i bankom;
podmiotom świadczącym usługi księgowe oraz dostawcom systemów fakturowania;
dostawcom systemów mailingowych – jeżeli osoba zapisała się na newsletter lub wyraziła odpowiednią zgodę marketingową;
dostawcom modeli sztucznej inteligencji – wyłącznie w zakresie treści przekazywanych przez użytkownika do Asystenta Prawa Oświatowego i niezbędnym do wykonania jego polecenia;
kancelariom prawnym, doradcom, audytorom oraz podmiotom wspierającym dochodzenie należności;
organom publicznym, sądom i innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora otrzymują dostęp do danych wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania powierzonych im usług.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z niektórych usług technologicznych dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, Administrator zapewnia odpowiednią podstawę prawną i zabezpieczenia wymagane przez RODO, w szczególności:

decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych;
standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską;
dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, jeżeli są wymagane.

Informację o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem kontakt@apo360.pl.

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane:

w przypadku danych przetwarzanych w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy – przez czas prowadzenia rozmów i przygotowywania oferty, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
w przypadku danych związanych z zawarciem i wykonywaniem umowy – przez okres obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do rozliczenia współpracy oraz do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
w przypadku dokumentacji podatkowej i księgowej – przez okres wymagany obowiązującymi przepisami;
w przypadku korespondencji i zgłoszeń technicznych – przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres uzasadniony potrzebą wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami;
w przypadku danych związanych z bezpieczeństwem i logami technicznymi – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania błędów i wyjaśniania incydentów;
w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, zakończenia danego działania albo utraty przydatności danych do celu, dla którego zgoda została udzielona;
w przypadku danych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu zrealizowania tego interesu, skutecznego wniesienia sprzeciwu albo upływu okresu przedawnienia roszczeń.

7. Prawa osoby, której dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych oraz uzupełnienia danych niekompletnych;
usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;
ograniczenia przetwarzania danych;
przenoszenia danych – jeżeli przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody albo umowy;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego – bez konieczności uzasadniania sprzeciwu;
wycofania zgody w dowolnym momencie – jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Nie wszystkie wskazane prawa mają charakter bezwzględny. Możliwość ich realizacji zależy od podstawy prawnej, celu przetwarzania oraz okoliczności sprawy.

W celu realizacji swoich praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem kontakt@apo360.pl.

Administrator może poprosić o przekazanie informacji potrzebnych do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

8. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Szczegółowe informacje dotyczące sposobu składania skarg są dostępne na stronie internetowej Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w zakresie danych niezbędnych do:

przygotowania oferty;
zawarcia i wykonania umowy;
utworzenia i obsługi konta;
wystawienia faktury;
udzielenia odpowiedzi na zgłoszenie;
zapewnienia pomocy technicznej

– ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie określonej czynności lub świadczenie Usługi.

Podanie danych do celów marketingowych jest dobrowolne i nie stanowi warunku zawarcia umowy ani korzystania z Asystenta Prawa Oświatowego.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec Państwa decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Państwa sytuację.

Asystent Prawa Oświatowego może automatycznie analizować pytania i dokumenty oraz przygotowywać odpowiedzi lub projekty materiałów. Wyniki te mają charakter pomocniczy i nie stanowią automatycznej decyzji dotyczącej użytkownika ani innych osób.

Ostateczna ocena treści przygotowanych przez Asystenta oraz decyzja o ich wykorzystaniu należą do użytkownika.