Polityka prywatności - APO360

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób Fundacja Ewolucja przetwarza dane osobowe osób korzystających z serwisu internetowego apo360.pl, formularzy zamówienia, kont użytkowników oraz usługi Asystent Prawa Oświatowego.

Polityka obejmuje w szczególności:

Polityka prywatności jest dokumentem informacyjnym. Korzystanie z serwisu nie oznacza automatycznego wyrażenia zgody na wszystkie sposoby przetwarzania danych. Jeżeli określone działanie wymaga zgody, Fundacja zwróci się o jej udzielenie w odrębny i wyraźny sposób.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Fundacja Ewolucja
ul. Frezerów 3
20-209 Lublin

KRS: 0000966464
NIP: 5632448252
REGON: 521853104

Adres serwisu: https://apo360.pl
Adres e-mail: kontakt@apo360.pl

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO oraz bezpieczeństwa danych można kontaktować się z Fundacją:

3. Zakres stosowania Polityki

Polityka dotyczy danych przetwarzanych w związku z:

4. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z serwisu Fundacja może przetwarzać następujące kategorie danych.

4.1. Dane identyfikacyjne i kontaktowe

Mogą to być w szczególności:

4.2. Dane potrzebne do realizacji zamówienia i rozliczeń

Mogą to być w szczególności:

Fundacja co do zasady nie otrzymuje pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora płatności.

4.3. Dane konta użytkownika

Mogą to być:

Hasła powinny być przechowywane w postaci zabezpieczonej. Fundacja nie prosi użytkownika o przekazanie pełnego hasła w zwykłej wiadomości e-mail.

4.4. Dane techniczne i dane bezpieczeństwa

Podczas korzystania z serwisu mogą być zbierane:

4.5. Dane przekazywane w korespondencji

W przypadku kontaktu z Fundacją mogą być przetwarzane:

4.6. Dane związane z newsletterem i marketingiem

Mogą to być:

4.7. Pytania, polecenia i dokumenty przekazywane do APO

Podczas korzystania z Asystenta Prawa Oświatowego użytkownik może przekazywać:

Użytkownik powinien przekazywać wyłącznie informacje niezbędne do wykonania określonego zadania.

5. Dane uczniów, rodziców i pracowników

Asystent Prawa Oświatowego nie jest przeznaczony do wprowadzania niezanonimizowanej dokumentacji uczniów, dzieci, rodziców, nauczycieli ani innych pracowników.

Przed przesłaniem dokumentu użytkownik powinien usunąć lub zastąpić neutralnymi oznaczeniami w szczególności:

Sama zmiana imienia i nazwiska może nie stanowić skutecznej anonimizacji, jeżeli pozostałe informacje nadal pozwalają ustalić, kogo dotyczy dokument.

W pracy z APO należy stosować zasadę: opisujemy sprawę, a nie osobę.

Jeżeli placówka zamierza wykorzystywać APO do przetwarzania danych osobowych w jej imieniu, może być konieczne uprzednie zawarcie z Fundacją odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych oraz ustalenie zakresu, celu i zasad takiego przetwarzania.

Do czasu dokonania wymaganych ustaleń użytkownik nie powinien przesyłać do APO niezanonimizowanych danych osób trzecich.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

6.1. Zawarcie i wykonanie umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia lub wykonania umowy.

W przypadku przedstawicieli placówek i innych osób działających w imieniu nabywcy podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest sprawna realizacja umowy i kontakt z osobami wyznaczonymi przez nabywcę.

6.2. Działania przed zawarciem umowy

Dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli działanie podejmowane jest na żądanie osoby, której dane dotyczą, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy kontakt odbywa się z przedstawicielem instytucji.

6.3. Rozliczenia, rachunkowość i obowiązki prawne

Dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6.4. Obsługa kontaktu i zgłoszeń

Dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy kontakt dotyczy umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest prowadzenie korespondencji i obsługa zgłoszeń.

6.5. Zapewnienie bezpieczeństwa

Dane techniczne mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest zapewnienie bezpieczeństwa systemów, danych i użytkowników.

6.6. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

Dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Fundacji jest ochrona jej praw.

6.7. Newsletter i marketing elektroniczny

Dane mogą być przetwarzane w celu przesyłania:

Podstawą przetwarzania danych jest zgoda, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, oraz odpowiednia zgoda na przesyłanie informacji handlowych lub prowadzenie marketingu bezpośredniego za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie jest warunkiem zakupu ani korzystania z APO.

Wiadomości dotyczące aktywacji konta, płatności, bezpieczeństwa, zmian warunków lub pomocy technicznej nie są wiadomościami marketingowymi i mogą być wysyłane w celu wykonania umowy.

6.8. Analityka i rozwój serwisu

Jeżeli użytkownik wyrazi odpowiednią zgodę na cookies analityczne, dane mogą być przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

6.9. Wykonywanie poleceń w APO

Treści przekazane do APO są przetwarzane w celu:

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w zakresie danych osoby korzystającej z usługi.

W odniesieniu do danych osób trzecich użytkownik odpowiada za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej oraz za ograniczenie zakresu danych do niezbędnego minimum.

7. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niektóre dane są niezbędne do:

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.

Podanie danych do celów marketingowych jest dobrowolne. Brak zgody marketingowej nie wpływa na możliwość zakupu i korzystania z Usługi.

8. Jak długo przechowujemy dane

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do celu, w którym zostały zebrane.

8.1. Dane związane z umową i kontem

Dane są przechowywane przez okres trwania umowy i aktywności konta, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do:

8.2. Dokumentacja księgowa

Faktury i pozostałe dokumenty księgowe są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe.

8.3. Dane z korespondencji

Dane z korespondencji są przechowywane przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres niezbędny do wykazania przebiegu kontaktu i ochrony przed roszczeniami.

8.4. Dane marketingowe

Dane wykorzystywane na podstawie zgody są przetwarzane do czasu:

Informacja o wycofaniu zgody może zostać zachowana w celu wykazania, że Fundacja respektuje decyzję użytkownika i nie kieruje do niego dalszych wiadomości marketingowych.

8.5. Logi techniczne

Logi techniczne i dane bezpieczeństwa są przechowywane przez okres uzasadniony koniecznością:

8.6. Pytania, rozmowy i dokumenty w APO

Treści przekazywane do APO mogą być przechowywane przez okres:

APO nie powinno być traktowane jako system archiwizacji dokumentacji szkoły. Użytkownik powinien przechowywać oryginały dokumentów i potrzebne wyniki we własnym, odpowiednio zabezpieczonym systemie.

Po usunięciu konta lub treści ich kopie mogą być przez ograniczony czas przechowywane w kopiach zapasowych, do czasu ich nadpisania zgodnie z przyjętym cyklem bezpieczeństwa.

9. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Fundację w prowadzeniu serwisu i świadczeniu usług, w szczególności:

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Fundacji otrzymują dostęp tylko w zakresie potrzebnym do wykonania określonej usługi i są zobowiązane do odpowiedniej ochrony danych.

10. Dostawcy modeli sztucznej inteligencji

APO może korzystać z modeli i infrastruktury dostarczanych przez zewnętrznych dostawców technologicznych.

Treści wprowadzone przez użytkownika mogą zostać przekazane do dostawcy modelu AI w zakresie potrzebnym do:

Użytkownik nie powinien przekazywać do APO niezanonimizowanych danych uczniów, rodziców, pracowników ani innych osób.

Fundacja dobiera dostawców technologicznych z uwzględnieniem:

Zmiana dostawcy modelu AI nie wymaga zmiany niniejszej Polityki, jeżeli nie prowadzi do istotnej zmiany sposobu przetwarzania danych. Informacje o istotnych zmianach będą przekazywane użytkownikom w odpowiedni sposób.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą posiadać siedzibę lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, Fundacja stosuje odpowiednią podstawę prawną, w szczególności:

Informację o zastosowanej podstawie przekazania danych można uzyskać, kontaktując się z Fundacją pod adresem kontakt@apo360.pl.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Nie wszystkie prawa mają charakter bezwzględny. Możliwość ich realizacji zależy między innymi od podstawy prawnej i celu przetwarzania.

W celu wykonania swoich praw należy przesłać wiadomość na adres kontakt@apo360.pl.

Fundacja może poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.

13. Sprzeciw wobec przetwarzania

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Po wniesieniu sprzeciwu Fundacja zaprzestanie przetwarzania danych, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W przypadku sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego dane nie będą dalej wykorzystywane do tego celu.

14. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:

Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg znajdują się na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zachęcamy, aby przed złożeniem skargi skontaktować się z Fundacją. Umożliwi to wyjaśnienie sprawy i możliwie szybkie rozwiązanie problemu.

15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Fundacja nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację.

APO może automatycznie analizować treść pytania lub dokumentu i generować odpowiedź. Wynik takiego działania ma charakter pomocniczy i nie stanowi decyzji dotyczącej ucznia, rodzica, nauczyciela, pracownika ani innej osoby.

Ostateczna ocena i decyzja należą do użytkownika oraz właściwej osoby albo organu.

Jeżeli Fundacja wykorzystuje podstawowe mechanizmy segmentacji odbiorców newslettera, nie prowadzą one do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne.

16. Pliki cookies i podobne technologie

16.1. Czym są cookies

Cookies to niewielkie informacje zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas korzystania z serwisu.

Mogą służyć między innymi do:

16.2. Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez odrębnej zgody, jeżeli są konieczne do:

Wyłączenie takich plików w przeglądarce może spowodować, że część serwisu nie będzie działała prawidłowo.

16.3. Cookies funkcjonalne

Cookies funkcjonalne mogą służyć do zapamiętywania dodatkowych ustawień użytkownika.

Jeżeli nie są niezbędne do działania usługi, są uruchamiane po uzyskaniu zgody.

16.4. Cookies analityczne

Cookies analityczne mogą służyć do tworzenia statystyk i poprawy serwisu.

Są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody przez użytkownika.

16.5. Cookies marketingowe

Cookies marketingowe mogą służyć do pomiaru skuteczności kampanii albo dopasowania przekazu reklamowego.

Są uruchamiane dopiero po wyrażeniu odpowiedniej zgody.

16.6. Zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownik powinien otrzymać możliwość:

Wycofanie zgody powinno być możliwe równie łatwo jak jej udzielenie.

Aktualne ustawienia można zmienić za pomocą funkcji „Ustawienia cookies” dostępnej w serwisie.

Użytkownik może również zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce. Zablokowanie wszystkich cookies może jednak ograniczyć działanie niektórych funkcji strony.

16.7. Szczegółowa lista cookies

Szczegółowa i aktualna lista cookies, ich dostawców, celów oraz okresów działania powinna być dostępna w panelu „Ustawienia cookies”.

17. Newsletter

Zapisanie się do newslettera jest dobrowolne.

W celu zapisania się do newslettera użytkownik podaje co najmniej adres e-mail. Może również podać imię, jeżeli formularz przewiduje taką możliwość.

Każda wiadomość marketingowa powinna zawierać łatwo dostępny sposób rezygnacji z dalszej komunikacji.

Z newslettera można zrezygnować:

Rezygnacja z newslettera nie powoduje usunięcia konta APO ani zakończenia umowy.

18. Formularze i komunikacja marketingowa

Formularze zamówienia i kontaktowe powinny rozdzielać:

Zgoda marketingowa nie powinna być połączona z obowiązkową zgodą na realizację zamówienia.

Osoba, która nie wyraża zgody marketingowej, nadal może:

19. Bezpieczeństwo danych

Fundacja stosuje środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru danych, zakresu przetwarzania i rozpoznanego ryzyka.

Środki te mogą obejmować w szczególności:

Żaden sposób przesyłania ani przechowywania danych nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. Fundacja regularnie ocenia stosowane zabezpieczenia i dostosowuje je do zmian technologicznych.

20. Naruszenia ochrony danych

Jeżeli Fundacja stwierdzi naruszenie ochrony danych osobowych, podejmie działania odpowiednie do charakteru zdarzenia i poziomu ryzyka.

W zależności od okoliczności działania mogą obejmować:

Użytkownik powinien niezwłocznie zgłosić Fundacji podejrzenie utraty konta, ujawnienia dokumentów lub nieuprawnionego dostępu.

21. Linki do innych stron

Serwis może zawierać linki do stron lub usług prowadzonych przez inne podmioty.

Fundacja nie odpowiada za zasady przetwarzania danych stosowane przez niezależnych administratorów tych stron.

Przed przekazaniem danych innemu podmiotowi użytkownik powinien zapoznać się z jego polityką prywatności.

22. Dane osób niepełnoletnich

Serwis APO360 i Asystent Prawa Oświatowego są przeznaczone przede wszystkim dla osób dorosłych wykonujących zadania zawodowe lub reprezentujących placówki i instytucje.

Serwis nie jest kierowany bezpośrednio do dzieci.

Osoby niepełnoletnie nie powinny samodzielnie:

Dane dzieci występujące w dokumentacji placówki powinny zostać zanonimizowane przed przekazaniem do APO.

23. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w szczególności z powodu:

Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie apo360.pl wraz z datą jej obowiązywania.

Jeżeli zmiana będzie istotnie wpływać na prawa użytkowników lub sposób przetwarzania ich danych, Fundacja przekaże odpowiednią informację za pomocą serwisu, konta lub poczty elektronicznej.

Zmiany Polityki nie wpływają na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed ich wejściem w życie.

24. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących Polityki prywatności, ochrony danych albo działania cookies można skontaktować się z Fundacją:

Fundacja Ewolucja
ul. Frezerów 3
20-209 Lublin

E-mail: kontakt@apo360.pl
Strona internetowa: https://apo360.pl